PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN DENGAN MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000

Lembaga pendidikan merupakan suatu lembaga yang senantiasa diperlukan oleh masyarakat sepanjang masa,namun tidak semua lembaga pendidikan diminati masyarakat, ada beberapa lembaga pendidikan yang semakin tahun semakin menurun baik jumlah siswa maupun kualitasnya sampai akhirnya ditutup, sebaliknya tidak sedikit lembaga pendidikan yang semakin tahun semakin eksis dan semakin maju.

Lemabaga pendidikan yang selalu diminati masyarakat yaitu lembaga pendidikan yang baik dalam pengelolaan sumber daya yang ada, akuntabel, berkualitas, mampu bersaing dengan lembaga lain dan dapat mengantarkan anak didiknya ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi ataupun ke dunia kerja dengan bekal ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan teknis yang sangat diperlukan oleh dunia usaha dan industri, lembaga seperti inilah kita namakan lembaga pendidikan yang baik dan bermutu.

Bagaimana menciptakan lembaga pendidikan baik dan bermutu ?.

Untuk menjawab pertanyaan di atas maka langkah pertama yang harus dilakukan seorang kepala sekolah / pengelola lembaga pendidikan yaitu senantiasa memperhatikan dan mengidentifikasi keinginan-keinginan dari pihak-pihak yang terkait antara lain :

1.   Pemerintah

Keinginan pemerintah yaitu kepatuhan seorang pengelola lembaga pendidikan terhadap semua peraturan-peraturan yang berlaku.

2.   Siswa dan orang tua

Keinginannya mendapat pelayanan yang baik dengan hasil tamatan yang berkualitas, berbudi luhur, terampil dan bertanggung jawab.

3.   Komunitas

Memerlukan lingkungan kerja yang sejuk, nyaman dan kondusif untuk pengembangan diri.

4.   Guru dan karyawan

      Membutuhkan kesejahteraan yang baik, jaminan kesehatan dan keselamatan.

5.   Investor

      Mengharapkan reputasi yang baik.

6.   Institusi lain

      Membutuhkan tenaga kerja yang siap pakai.

Selain memperhatikan dan mengidentifikasi keinginan pihak-pihak terkait tersebut  untuk mengelola lembaga pendidikan diperlukan Sistem Manajemen yang baik dan yang dapat dipertanggung jawabkan. Salah satu sistem manajemen yang baik tersebut adalah Sistem Manajemen Mutu  ISO 9001 : 2000. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 merupakan salah satu sistem yang dapat digunakan untuk mengelola atau memimpin suatu organisasi/lembaga pendidikan dalam mencapai suatu tujuan atau sasaran mutu organisasi / lembaga pendidikan.

Pola dasar SMM ISO 9001:2000 adalah apa yang akan dan  setelah kita kerjakan kita tulis ( perencanaan dan laporan ) dan apa yang kita tulis kita kerjakan yang lebih dikenal dengan pola P-D-C-A ( Plan – Do – Check – Action )

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 terdapat 8 prinsip dasar manajemen mutu yaitu :

1.   Fokus pada Pelanggan ( siswa, orang tua, pengguna tamatan, pemerintah dll )

2.   Kepemimpinan / leadership

3.   Keterlibatan orang-orang

4.   Pendekatan proses

5.   Pendekatan sistem → manajemen

6.   Peningkatan berkesinambungan

7.   Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

8.   Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Adapaun model SMM ISO 9001 : 2000 yang dikembangkan sebagai berikut :

Ada 8 klausul induk :

1.   Ruang lingkup

2.   Acuan standart

3.   Istilah dan definisi

4.   Sistem Manajemen Mutu

5.   Tanggung Jawab Manajemen

6.   Manajemen Sumber Daya

7.   Realisasi Proses Pendidikan

8.   Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

Klausul 1 sampai dengan 3 merupakan klausul yang sifatnya umum yaitu klausul yang menjelaskan ruang lingkup penerapan, acuan standart yang dipilih dan semua istilah dan definisi yang selalu digunakan dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2000 di suatu organisasi atau lembaga pendidikan.

Klausul 4 meliputi :

-     Persyaratan umum

-     Persyaratan dokumentasi yang teridiri dari  :

-          Umum

-          Pedoman Mutu / Manual Mutu

-          Pengontrolan Dokumen

-          Pengontrolan Record / Rekaman

Klasul 5 meliputi :

-     Komitmen Manajemen

-     Fokus pada pelanggan

-     Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

-     Perencanaan

-     Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

-     Manajemen Representative

-     Komunikasi Internal

-     Tinjauan Manajemen

Klausul 6 mengatur tentang :

Pengelolaan Sumber Daya yang meliputi  :

-     Penyediaan Sumber Daya

-     Sumber Daya Manusia

-     Infrastruktur

-     Lingkungan Kerja

Klausul 7 meliputi :

-     Perencanaan realisasi proses pendidikan ( Renstra, Program Kerja Sekolah , Kaldik,Jadwal, dll )

-     Proses yang terkait dengan pelanggan ( PSB )

-     Desain dan pengembangan ( Kurikulum dan pengembangannya )

-     Pembelian

-     Realisasi proses pendidikan dan penyediaan layanan ( KBM dan evaluasinya )

-     Pengontrolan terhadap alat monitor dan alat pengukur

Klausul 8 mengatur tentang :

-     Pengawasan dan pengukuran

-     Kepuasan Pelanggan ( siswa, orang tua, pengguna tamatan, instansi terkait dsb )

-     Audit Internal ( Penilaian terhadap semua unit kerja / program studi )

-     Pengontrolan produk yang tidak sesuai ( siswa tidak naik/lulus, siswa yang tidak mentaati tata tertib dsb )

-     Analisa Data ( keberhasilan / kegagalan, kepuasan pelanggan dsb )

-     Peningkatan ( di semua bidang )

Keuntungan penerapan SMM ISO 9001: 2000 antara lain :

1.   Keuntungan Internal

a.       Sistem dokumentasi prosedur dan pedoman kerja yang rapi ( persetujuan, penerbitan, distribusi, revisi dan pemusnahan ).

b.      Disiplin dalam pencatatan dan pelaporan hasil kerja.

c.       Sistem filing yang rapi sehingga mudah mencari/mendapatkannya.

d.      Semua guru dan karyawan harus bekerja sesuai prosedur

-     Kepatuhan terhadap prosedur akan selalu diperiksa selama audit.

-     Melalui kepatuhan yang diawasi melalui audit, kemungkinan kesalahan dan komplain dapat dihindari.

e.       Melalui audit internal rutin team work dan komunikasi internal dapat diperbaiki.

f.       Meningkatkan kesadaran guru dan karyawan tentang arti mutu dan kepuasan pelanggan ( siswa, orang tua, pengguna tamatan dsb ).

g.      Lingkungan kerja yang sejuk, nyaman dan kondusif.

h.      Membantu top manajemen ( kepala sekolah ) memperoleh gambaran permaslahan yang dihadapi di level menengah maupun level bawah.

i.        Job deskripsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang yang lebih jelas dan tertata rapi.

j.        Kejelasan tentang sasaran dan target kinerja yang harus dicapai oleh masing-masing unit kerja/program studi/personil.

k.      Tindak lanjut hasil rapat dan program-program perbaikan akan termonitor dengan baik.

2.   Keuntungan eksternal

a.       Peningkatan citra lembaga pendidikan / sekolah dalam hal mutu layanan.

b.      Siswa dan orang tua akan lebih merasa aman dan terjamin tentang penerapan manajmen lembaga pendidikan.

c.       Membantu kerja unit publikasi / hubungan masyarakat.

d.      Keyakinan dunia usaha / industri yang lebih baik akan kualitas tamatan dan layanan yang lebih baik dibanding dengan lembaga pendidikan lain yang tidak pernah diaudit.

Dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 secara baik dan benar serta konsisten, maka akan dapat meningkatkan mutu pendidikan baik mutu lulusan maupun mutu layanan pendidikan pada masyarakat

DAFTAR PUSTAKA

1.   Budi Suardi, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 , Jakarta, PPM, 2003.

2.   Rizaldi Djamil, Modul Pelatihan SMM ISO 9001 : 2000, Yogyakarta, PPPGK Yogyakarta, 2005.

3.   Oni Harining, Makalah ISO 9001, Semarang, 2006.

4.   Drs. Rahayu Windarto, MM, Modul Pelatihan ISO 9001 : 2000, Yogyakarta, PPPGK Yogyakarta, 2006.